74 %
mehr Bürokratie
Laut ZDH sehen 74 % der Handwerksbetriebe in den letzten fünf Jahren eine gestiegene Bürokratiebelastung.
Quelle: ZDH
Für SHK-Betriebe mit echten Büroengpässen
SHK BüroPilot:
Anfragen, Angebote und Nachweise sauber führen.
Agentic Gateway baut einen kontrollierten Büroprozess für Heizungsmodernisierung, Wärmepumpe und Kundendienst: Anfrage rein, fehlende Angaben erkennen, Angebotsdaten vorbereiten, Nachweise nachhalten und kritische Fälle menschlich freigeben. Keine Wunder-KI. Ein belastbarer Arbeitsablauf.
Wichtig: Agentic Gateway ist keine Rechtsberatung, keine Förderzusage und kein Ersatz für Meister, Energieeffizienz-Experten oder Datenschutzbeauftragte. KI-Ausgaben werden als Entwurf behandelt.
Digitaler Büroprozess
Ein Vorgang. Ein Status. Eine nächste Aktion.
HUMAN REVIEW
01 · Kundenanfrage
Objektdaten, Altanlage, Wunschleistung, Fotos, offene Angaben
02 · KI-Assistenz
Zusammenfassung, fehlende Nachweise, Textentwurf, Risikomarker
03 · n8n / CRM
Aufgabe, Wiedervorlage, fehlende-Unterlagen-Mail, Angebotsvorbereitung
04 · Freigabe
Büro oder Meister prüft, korrigiert und gibt Kundenkommunikation frei
Warum das 2026 relevant ist
Das Problem ist nicht KI.
Das Problem ist unvollständige Arbeit im Büro.
SHK-Betriebe verlieren Zeit nicht nur auf der Baustelle, sondern zwischen Anfrage, Angebotsdaten, Rückfragen, Fotodokumentation, Förderunterlagen, Wiedervorlagen und Rechnungsvorbereitung.
32 h
Bürokratie pro Monat
KfW Research beziffert die durchschnittliche bürokratische Belastung im Mittelstand auf 32 Stunden pro Monat.
Quelle: KfW Research4 %
KI-Nutzung im Handwerk
Bitkom meldet: Im Handwerk nutzen erst wenige Betriebe KI. Der Engpass ist nicht Interesse, sondern ein sauberer Prozess.
Quelle: BitkomDas Produkt
Ein digitaler Mitarbeiter für den wiederkehrenden SHK-Büroprozess.
Wir automatisieren nicht den gesamten Betrieb. Wir nehmen einen wirtschaftlich relevanten Ablauf und machen ihn messbar, wiederholbar und kontrollierbar.
Modul 01
Anfrage qualifizieren
Kundenanfragen werden strukturiert: Gebäude, Altanlage, Fotos, Wunschleistung, Dringlichkeit, fehlende Angaben und nächster Büro-Schritt.
Modul 02
Angebotsdaten vorbereiten
Das System erstellt keinen blind versendeten Preis. Es bereitet die benötigten Angaben, Rückfragen und Textbausteine für Ihr Angebot vor.
Modul 03
Nachweise nachhalten
Typenschilder, Inbetriebnahme, hydraulischer Abgleich, Fotos, Rechnung, Fachunternehmerangaben und offene Dokumente werden als Checkliste geführt.
Modul 04
n8n und CRM steuern
n8n erzeugt Aufgaben, E-Mail-Entwürfe, Wiedervorlagen und Statuswechsel. Das CRM bekommt nur die notwendigen Geschäftsdaten.
Modul 05
KI assistiert, Mensch entscheidet
KI fasst zusammen, erkennt Lücken und markiert Risiken. Versand, technische Freigabe und haftungsrelevante Aussagen bleiben beim Menschen.
Modul 06
SOP für das Büro
Am Ende steht kein loses Tool, sondern eine klare Arbeitsanweisung: Wer prüft was, wann wird nachgefasst, wann wird eskaliert.
Delivery
So läuft ein seriöser Start ab.
Erst Scope, Vertrag und Datenschutz. Danach echte Kundenvorgänge. Kein Upload vertraulicher Daten ohne Prozessrahmen.
01
Prozess-Check
20 Minuten: Engpass, Software, Team, Dokumente, wiederkehrender Ablauf.
02
Scope und AVV
Leistungsbeschreibung, AVV, TOMs, Subprocessor und Löschfristen vor Echtdaten.
03
Workflow bauen
Intake, n8n, CRM-Aufgabe, Rückfragen, Checkliste, Review-Gate.
04
3 echte Fälle
Der Ablauf wird an realen Vorgängen geprüft und angepasst.
05
Übergabe
SOP, Rollen, Freigaben, Statuslogik und nächste Ausbaustufe.
DSGVO und EU AI Act
Datenschutz ist kein Footer. Er ist Teil des Produkts.
Agentic Gateway wird als assistierender Prozess gebaut: datenminimiert, dokumentiert, mit menschlicher Freigabe und klaren Grenzen.
Lokale Vorverarbeitung
Mac Mini als lokaler Verarbeitungskern: Upload, Dateihash, EXIF-Entfernung, PII-Redaktion und Audit-Log.
AVV und TOMs
Vor Echtdaten werden Zweck, Rollen, Aufbewahrung, Unterauftragnehmer und technische Maßnahmen dokumentiert.
Keine Automatikentscheidung
KI-Ausgaben sind Vorschläge. Förder-, Haftungs- und Kundenkommunikation wird vor Versand geprüft.
n8n mit Minimaldaten
n8n speichert Status, IDs und Aufgaben. Rohdokumente und sensible Inhalte bleiben außerhalb der Workflow-Historie.
Technischer Kern
n8n lokal. Supabase später. Zapier nicht für sensible Rohdaten.
Für den ersten marktfähigen Betrieb ist der schlanke Stack richtig: statische Website, Mac-Mini-Backend, n8n, Postgres und PDF-Generator. Externe Tools werden nur dort genutzt, wo sie operativ nötig und datenschutzrechtlich sauber eingebunden sind.
Frontend
GitHub Pages
Öffentliche Produktseite, Kontaktstart, keine vertraulichen Uploads.
Backend
Mac Mini FastAPI
Upload, Speicherung, Redaction, KI-Assistenz, Audit-Log.
Automation
n8n + Postgres
Status, Aufgaben, E-Mail-Entwürfe, CRM, Review-Gates.
Optional
CRM / E-Mail
HubSpot, Pipedrive, lexoffice oder E-Mail erst nach Kundenscope.
Angebot
Starten Sie mit einem Prozess, nicht mit einem Großprojekt.
Preise werden nach Scope bestätigt. Der Einstieg ist bewusst begrenzt, damit Nutzen, Datenschutz und Betrieb vor der Skalierung geprüft werden.
Stufe 1
Bezahlter Prozess-Audit
Ein realer SHK-Vorgang wird durchlaufen: Anfrage, Daten, Nachweise, Systeme, Engpässe, Datenschutz und Umsetzungsvorschlag.
Festpreis nach Scope
Stufe 2
SHK BüroPilot Umsetzung
Ein definierter Workflow wird gebaut: Intake, n8n, CRM-Aufgabe, E-Mail-Entwürfe, Checkliste, Review-Gate und Büro-SOP.
Modular nach Integrationen
Stufe 3
Betrieb und Weiterentwicklung
Monitoring, kleine Anpassungen, Vorlagenpflege, neue Nachweislisten, n8n-Wartung und quartalsweise Prozessprüfung.
Monatlich nach Bedarf
Nächster Schritt
Lassen Sie uns einen echten Vorgang prüfen.
Kein vertraulicher Upload auf der Website. Beschreiben Sie nur den Prozess. Wenn es passt, folgt Scope, Angebot, AVV und danach ein projektbezogener Upload-Link.
✓20-Minuten Erstgespräch ohne Verkaufsdruck
✓Keine Förderzusage, keine Rechtsberatung, keine Scheingenauigkeit
✓Fokus auf einen wiederkehrenden Büroprozess mit messbarem Engpass